Les meilleurs outils pour rester productif en voyage

Voici un article invité de nos amis de WorkFrom. 

Vivre le rêve en faisant partie d'une équipe hybride ou à distance signifie pouvoir voyager n'importe où dans le monde et travailler n'importe où, n'importe quand. Mais ce n'est pas que du plaisir. Les employés/entrepreneurs à distance, tout comme tout autre Working Class Hero, doivent quand même travailler.

En fait, nous sommes un groupe qui veut le plus souvent travailler comme des fous. Nous aimons vraiment ce que nous faisons, et pour pouvoir vivre une vie remplie de voyages et de nouvelles expériences, nous ne pouvons pas juste être bons dans ce que nous faisons - nous devons être excellents. La seule façon de produire un excellent travail tout en voyageant est d'être organisé.

Outils pour Rester Organisé en Voyage Professionnel

Matériel : Trouver le Bon Ordinateur Portable

Avoir un ordinateur personnel fiable et efficace est évidemment la porte d'entrée vers le mode de vie à distance. Cette machine sera le siège de votre entreprise. Il doit donc être de qualité décente avec au moins 8 gigaoctets de RAM pour pouvoir exécuter des programmes créatifs.

Compte tenu de la nature d'un voyageur professionnel, votre ordinateur portable ne doit pas nécessairement être le produit le plus cher du marché. Lorsque nous, chez VisualFizz, avons voyagé avec des ordinateurs portables très chers, nous avons constaté qu'ils étaient plus un obstacle qu'une aide. Se soucier constamment de sa sécurité, de sa durabilité, le maintenir en parfait état, etc., signifie que nous passons plus de temps (et d'énergie cérébrale) à essayer de prévenir les problèmes liés à nos ordinateurs portables que à produire un travail incroyable!

Nous avons constaté qu'un ordinateur personnel de gamme moyenne - que vous ne seriez pas dévasté de perdre et qui ne vous ruinera pas - associé à un sac pour ordinateur portable de qualité et bien rembourré est tout ce dont le travailleur à distance a besoin pour trouver le juste équilibre entre un appareil de qualité et la tranquillité d'esprit.

Stockage dans le cloud et logiciel de sauvegarde automatique

Un emplacement de stockage fiable basé sur le cloud et un logiciel de sauvegarde constant sont aussi indispensables qu'un ordinateur portable durable et assez bon marché. Trouver un logiciel de sauvegarde rentable à exécuter en arrière-plan pendant que vous travaillez est une ressource inestimable pour une équipe à distance efficace.

Alors que la suite Google offre de nombreux outils de base gratuitement, il existe d'autres options qui valent la peine d'être étudiées. Par exemple, Dropbox offre beaucoup d'espace. Notre équipe apprécie EaseUs BackUp; c'est gratuit, c'est polyvalent et vous pouvez le personnaliser selon vos besoins.

Google Drive

Alors que Google n'est pas le seul et unique stockage cloud, Google Drive est souvent le choix privilégié pour de nombreux nomades numériques et entreprises (y compris VisualFizz!) La suite Google offre une tonne d'intégrations et d'outils de base pour organiser vos fichiers et vous garder efficace, mais il existe de nombreux autres outils de stockage basés sur le cloud qui peuvent faire la même chose. TechRadar offre un excellent aperçu des Top 10 meilleurs systèmes de stockage cloud en 2017 si vous êtes intéressé par les derniers systèmes cloud.

Outils d'organisation pour tout rassembler

“Nul n'est une île.” Toutes les équipes à distance ont besoin d'un outil de gestion de projet centralisé pour suivre les délais, les projets et tous les détails les plus fins.

• Trello est aussi simple que possible - c'est essentiellement une liste de tâches, mais il s'intègre extrêmement bien avec une gamme d'autres outils, tels que Harvest et Slack.
• Nous aimons aussi Basecamp, car il est facile à utiliser et possède tout ce dont vous avez besoin pour gérer des équipes complètes en un seul endroit virtuel.
• Zendesk, bien que généralement plus orienté vers la communauté des développeurs et de la technologie, est un autre excellent outil qui vous envoie des rappels par e-mail direct, ce qui peut éviter que des détails importants ne passent à la trappe.

Communication Centralisée Pour Tous Les Fuseaux Horaires

Le principal outil essentiel pour les équipes (même plus important que votre organisateur de projet) est un canal de communication centralisé. Nous adorons Slack pour maintenir les personnes dans différents fuseaux horaires informées sur les mêmes projets. Vous pouvez définir des heures spécifiques de "Ne pas déranger" ajustées à votre fuseau horaire qui silencient les notifications jusqu'à une heure préférée, ce qui est fantastique pour le concept toujours insaisissable d'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Il informe également ceux qui essaient de vous contacter que vous êtes en mode Ne pas déranger, donc ils savent qu'ils pourraient ne pas recevoir de réponse de votre part pendant quelques heures. Slack est une plateforme fantastique qui rend la gestion des équipes à distance à la fois facile et amusante.

Pour la visioconférence à travers le monde, nous utilisons Google Hangouts ou Zoom comme quelques-unes de nos options vidéo préférées. L'un des grands avantages de Google Hangouts est qu'il s'intègre parfaitement avec le reste de la vaste suite Google, garantissant qu'il peut se connecter automatiquement à vos calendriers, dossiers partagés, feuilles Google, et bien plus encore.

Outils de suivi du temps : Voyez exactement où passe votre temps

Le suivi du temps est une tâche critique et très ennuyeuse que la plupart d'entre nous ne peuvent pas éviter. Vous ne pouvez pas fixer un tarif horaire pour votre travail si vous ne suivez pas votre temps, et vous ne pouvez pas non plus estimer avec précision la portée d'un projet sans savoir combien de temps vous passez sur les tâches principales.

Quelques-uns de nos outils de suivi du temps préférés sont :

• Harvest, qui est principalement un outil de facturation qui vous permet également de suivre ou d'enregistrer manuellement le temps, bien que vous deviez peut-être passer à la version premium.
• Toggl offre une option de suivi du temps très conviviale et efficace, ainsi qu'une large gamme de vues et de résumés pour rendre le suivi du temps aussi facile et automatique que possible.

Pour nous, le suivi du temps aide notre équipe à rester concentrée sur la tâche actuelle et à garder le temps qui passe à l'esprit, plutôt que de suivre nos envies numériques sur des sites de voyage et de réserver des vols dans le terrier du lapin.

Ka-Ching : Gérer votre argent en toute sécurité

L'argent est un moyen pour atteindre un objectif, mais il est assez impossible de voyager sans lui. Garder vos finances organisées, votre budget sous contrôle et l'argent qui rentre est essentiel pour un mode de vie de nomade numérique à long terme.

Paypal est mondialement reconnu comme l'étalon de la gestion financière, mais vous le saviez probablement déjà. Payoneer, disponible dans plus de 200 pays et dans plus de 100 devises, est un outil relativement nouveau pour les freelancers et les affiliés afin de recevoir des paiements internationaux. Payoneer envoie et reçoit des paiements via une carte de crédit, alors assurez-vous de vérifier les frais applicables avant de décider si c'est l'outil adapté pour vous.

Une autre excellente plateforme de gestion financière est Mint; c'est un outil incroyablement puissant et complet qui surveille étroitement vos habitudes de dépenses et vos budgets, vous aidant à suivre plusieurs sources de revenus, dépenses, actifs, investissements, lignes de crédit et tous vos comptes financiers en un seul endroit. Vous pouvez suivre vos habitudes de dépenses et de revenus au fil du temps, et apprendre de nouvelles façons de réduire les budgets et d'économiser de l'argent.

Mint propose également un score de crédit gratuit (vraiment gratuit, pas du genre "donnez-nous votre email et nous vous enverrons plein de spams") qui se met à jour chaque mois, vous avertissant en cas de changements. C'est plutôt sympa et sa popularité ne cesse de croître. 

Impossible de voyager sans un corps en bonne santé

Investissez dans un tracker de fitness portable, comme un FitBit ou quelque chose de similaire. Vous pouvez suivre vos pas et votre fréquence cardiaque pendant votre voyage afin d'avoir une idée de la quantité d'exercice à maintenir une fois de retour à la maison. Nous avons tendance à beaucoup marcher pendant nos voyages, et une fois de retour à la maison, nous avons tendance à négliger cela.

Obtenez un Fitbit (ou quelque chose de similaire) afin de pouvoir suivre vos exercices pendant votre séjour à l'étranger et de continuer une fois rentré chez vous. Cela devient un peu obsessionnel, mais de manière positive. Une fois que vous commencerez à consulter ce calendrier numérique (bien intégré et mis à jour) avec votre historique d'activité physique, vous vous sentirez obligé de maintenir un graphique d'activité coloré. Le résultat final est une version saine et en forme de vous - qui, si vous êtes comme nous, recherche toujours de nouvelles activités pour rendre le calendrier plus coloré. Oh, et n'oubliez pas votre passeport !

Mots : marissamarieryan // Membre de la communauté Workfrom

Photographies : Outsite